¿En qué consiste la ofimática?
Escuchamos a muchas personas hablar de la ofimática. El significado de esta palabra tan común en algunas conversaciones, no es más que un acrónimo de dos palabras: “oficina” e “informática”.
En definitiva, es todo el conjunto de herramientas que vamos a emplear en ciertas tareas de nuestro trabajo que van a suponer una simplificación de los procesos, y de esta manera obtener ahorro de tiempo y aumento de la capacidad de resolver tareas pendientes. En una frase: vamos a conseguir ser mucho más productivos.
A día de hoy, la gran parte de las operaciones de nuestro día a día, se realizan dentro del entorno digital. Desde el envío de documentación, pedir una cita previa para el médico o alguna institución pública, etc. Todos esos procesos que antes nos llevaban horas en desplazamientos y colas de espera, a día de hoy los podemos resolver en muy poco tiempo y mediante aplicaciones o herramientas informáticas, sin necesidad de salir de nuestra casa.
¿Cuáles son los principales programas ofimáticos?
Las empresas trabajan en muchas ocasiones con programas específicos de su sector. Son muchas las compañías que se dedican al diseño de software especializado para focalizar los esfuerzos en el trabajo y simplificar las herramientas auxiliares.
En realidad, la mayoría de estos programas específicos tienen una base común, que son los programas más extendidos dentro de lo que se conoce como paquetes ofimáticos.
Sin meternos mucho en historia, fue la empresa Microsoft la que se hizo principalmente con el mercado, lanzando los tan conocidos Word, Excel, PowerPoint y Access como procesador de texto, hoja de cálculo, realización de presentaciones y bases de datos, respectivamente.
Hay muchas más aplicaciones que desempeñan las mismas funciones, pero las prestaciones que ofrecen los paquetes ofimáticos de Microsoft son difícilmente alcanzables.
Sobre ese tipo de aplicaciones equivalentes al famoso paquete de microsoft, podemos encontrar una de las más completas que es OpenOffice. Además de ser de código abierto, son gratuitas y descargables desde su página web, ya sea la colección de aplicaciones completo o por módulos según nuestra necesidad. También podemos encontrar LibreOffice, de idénticas características que la anterior. Todas ellas tienen las mismas funcionalidades generales, con excepción de algún proceso particular.
¿Qué ventajas ofrece la utilización de la ofimática?
Como hemos mencionado antes, en la rutina del día a día, encontramos muchas tareas en nuestra empresa que podemos realizar de una manera más eficaz a través de estas aplicaciones. La automatización de procesos y la optimización de las tareas que realizamos de forma habitual es la principal razón por la que la gente decide incluir herramientas digitales en sus empresas.
Además de los procesos que desarrollamos con nuestro ordenador, la ofimática web nos permite trabajar en línea con otros compañeros o empresas, gestionando nuestros documentos desde la nube, compartir archivos con otros usuarios en tiempo real, y un largo etcétera de funcionalidades.
Además, el trabajo en red, o el trabajo en la nube, nos permite tener toda nuestra documentación accesible desde cualquier punto. Solo necesitaremos un ordenador, Tablet o Smart pone y una conexión a internet.
¿Cómo aprender ofimática?
Una de las maneras tradicionales es buscar un centro donde nos puedan enseñar, aunque cada día más se está imponiendo la modalidad online. Este tipo de formación, además de ser actualizada con mucha más frecuencia que los manuales impresos, tiene muchas ventajas añadidas y suelen ser de uso muy intuitivo.
En el mercado podemos encontrar un sinfín de oportunidades para poder aprender ofimática desde nuestra casa, 100% online, sin estar sujeto a horarios. Es muy importante asegurarse que la formación que recibimos esté acreditada y que cumpla con los requisitos de calidad.
Si estás interesado en aprender ofimática en general, aquí puedes encontrar un curso de procesador de textos Word, con el que vas a aprender a redactar documentos, convertirlos a pdf, darles el formato que consideres, etc.
Si lo que buscas es llevar tus cálculos al día, con el curso de Excel vas a poder creas una hoja de cálculo a tu gusto, creación de facturas, listados de cuentas, elaboración de facturas, gráficas y todo lo que tiene que ver con el mundo de los cálculos.
Algunas empresas apuestan por las presentaciones potentes. Una de las mejores herramientas para este fin es Power Point, donde puedes organizar tus diapositivas, personalizarlas ofreciendo tu mejor imagen de empresa, inclusión de imágenes, vídeos, audios, transiciones entre diapositivas, animaciones de objetos…
Y si lo que quieres es poder gestionar el inventario de tu almacén, llevar un registro de clientes, pacientes o alumnos, y almacenar un montón de datos que después puedas recuperar con facilidad, tu programa estrella es Access.
Aunque una de las mejores opciones hoy en día es tener conocimiento de todas estas herramientas de una forma general. De esta forma, cualquier otra aplicación que nos presenten, vamos a saber trabajar con ella, puesto que suelen tener como base, las que ya hemos mencionado.
Para eso podemos encontrar packs de formación, que suelen resultar más económicos, y nos van a enseñar todo lo que necesitamos para poder aplicarlo en nuestro trabajo diario.
¿Qué otras aplicaciones podemos encontrar?
Existen muchas aplicaciones específicas que te van a ahorrar mucho dinero y tiempo que son transversales a diversas tipologías de empresa.
Ejemplos de este tipo de aplicaciones son:
Para los que buscáis cuidar la imagen de vuestro negocio, de una manera personalizada e impactante, tenéis la opción de Photoshop. Una de las herramientas más poderosas del mercado que además de daros un sinfín de posibilidades de retoque, permite realizar composiciones para vuestras campañas de márketing, como flyers, tarjetas personalizadas, publicaciones en redes sociales…
Y hablando de redes sociales, a día de hoy, si nuestro negocio no tiene visibilidad en internet, no existe. Una buena gestión del social media de la empresa, ya sea en Facebook, Instagram, twitter,… va a aportarnos mayor flujo de personas a nuestro negocio, y con ello un incremento de la facturación. También una buena web favorece nuestra imagen, y saber cómo posicionarla a través del SEO nos va a colocar en los primeros puestos de los buscadores web.
Si lo que te preocupa es el control contable de tu empresa, programas como contaplus, facturaplus o nominaplus, te ofrece una manera sencilla de organizar la parte fiscal y de esta manera abaratar costes. Si aún no tienes claros todos los conceptos sobre los activos de tu empresa, siempre puedes realizar formación sobre contabilidad para no contables.
Por último, y no menos importante, son las habilidades empresariales, donde podemos encontrar temas de Coaching, Dirección y Motivación de Equipos, Diseño de un plan de Negocio, Gestión de equipos de trabajo, Gestión de reuniones eficaces, Habilidades directivas complementarias, Técnicas de motivación y dinámica de grupos, y muchos más conceptos y técnicas que nos van a permitir diferenciarnos de nuestra competencia.
Para finalizar, me gustaría recalcar la importancia que tiene hoy en día la actualización contante de nuestra empresa, ya que saber adaptarse a los cambios de una forma eficaz y rápida, nos va a permitir ser competitivos dentro del mercado.
La tendencia de la sociedad, y de una manera muy vertiginosa, es a la digitalización de nuestro mundo, por lo que incluir las herramientas idóneas en nuestra empresa, nos va a facilitar el trabajo, y nos va a permitir dedicar todo nuestro esfuerzo a temas que requieran nuestra atención.
Si lo deseas, puedes echarle un vistazo a los últimos cursos que hemos preparado para ti en nuestro catálogo online, o contactar con uno de nuestros asesores de formación, para que te oriente de la manera más adecuada en lo que precisas.